Scenario naar lean

Hoe krijg je het management van een organisatie en de medewerkers zo gemotiveerd dat ze verbeteren tot een onderdeel van hun dagelijks werk maken? Op deze vraag geven de auteurs, ervaren in het optimaliseren van processen in uiteenlopende bedrijven, antwoord via een stappen plan om een operationele organisatie naar topniveau te brengen. Aanpakken uit diverse bekende technieken combineerden ze tot een praktisch gerichte methode voor het verbeteren van bedrijfsprocessen. De zes fasen van de methode worden kort maar duidelijk beschreven en toegelicht. Afsluitend is er aandacht voor de impact van zo'n veranderplan op de organisatie en de automatisering en wordt kort ingegaan op de kosten, baten en doorlooptijden van de beschreven aanpak. Met literatuurverwijzingen.

Onderzoek toont aan dat onderdelen van producten, documenten enz. meer dan 90% van de doorlooptijd stil liggen (er gebeurt niets mee). Slechts 10% van de verbeteractiviteiten die het managementteam aankaart, wordt daadwerkelijk uitgevoerd. Verspillingen zijn er in elk bedrijf en in elke organisatie. Hoe dringt u ze terug? Vaak gaat men pas op zoek naar technieken om kosten te drukken wanneer het economisch slechter gaat. Men probeert bedrijfsprocessen te optimaliseren, het personeelsbestand terug te brengen, investeringen te verminderen. Maar eigenlijk is het dan al te laat: verbeteren moet immers een continu proces zijn binnen elke organisatie en elk bedrijf. Verbeteren van bedrijfsprocessen is een must om te overleven. Niek Wijnands en Henk van den Boom hebben elk 20 jaar ervaring met het optimaliseren van processen in uiteenlopende bedrijven. Op basis daarvan ontwikkelden ze samen dit draaiboek voor verbeteren, lean operations of 'vermageringstechnieken'. In hun streven naar een snelle, toegankelijke en eenvoudig te interpreteren aanpak putten ze uit reeds bestaande methoden, waaruit ze de beste elementen halen. De auteurs steunen op het beste van het zogenoemde lean thinking (een manier van denken om een organisatie slank te houden, zonder franje en luxe, met lage kosten), Japanse methoden (die voornamelijk het belang van eenvoud en duidelijkheid vooropstellen) en het INK-model van het Instituut Nederlandse Kwaliteit (een model voor continue verbetering in de volle breedte van de organisatie). Gecombineerd vormen die elementen een nieuwe praktische aanpak, die met relatief weinig inspanning en in een korte tijd een groot effect zou hebben. In een tiental hoofdstukjes, rijkelijk voorzien van concrete voorbeelden en handige schema's, proberen de auteurs de afslankingsmethode via een stappenplan zo bij te brengen dat bij de reële toepassing ervan het management en alle medewerkers van een onderneming in die mate gemotiveerd geraken dat ze verbeteren tot een onderdeel van hun dagelijks werk maken. Alle managers, zowel in commerciële organisaties als in de social profit, die ervan overtuigd zijn dat het continue elimineren van verspilling essentieel is en die op zoek zijn naar een hanteerbare aanpak waarmee een groot deel van het aanwezige verbeterpotentieel kan worden benut, behoren tot de doelgroep. De creativiteit die de beschreven aanpak vraagt en het enthousiasme die hij teweegbrengt, leidt volgens Wijnands en van den Boom tot succes. Ze garanderen u dan ook binnen een paar maanden concrete verbeteringen. Website HR Square

Voor elke organisatie is het continu verbeteren van bedrijfsprocessen noodzakelijk om te overleven. Er is een enorm arsenaal aan methoden beschikbaar om hiermee aan de slag te gaan. Hoe kiest u daar uit? De auteurs van dit boek haalden uit het aanbod de beste elementen uit methoden als: 'Total Quality Management', de 'Balanced Scorecard', 'Toyota Production System' en 'Lean Thinking'. Gecombineerd vormen die elementen een methode die relatiefweinig inspanning vergt en in een korte tijd een groot effect heeft: zichtbaar, voelbaar en meetbaar. De methode is praktisch en eenvoudig toe te passen. 'Scenario naar lean' bevat een duidelijk stappenplan om de organisatie 'slank' te maken en te houden, zonder franje en luxe, met lage kosten. Het is geschreven voor iedereen die zich professioneel bezighoudt met verbetertrajecten in de non-profitsector en in commerciële organisaties.

Het boekje (118 pagina`s) is overzichtelijk opgesteld en goed leesbaar voor mensen met ervaring met kwaliteitszorgsystemen. Het is beknopt. Illustraties verduidelijken de bedoelingen van de schrijvers. Aanvullende handreikingen en inzichten staan in aparte kaders vermeld.
Een aanrader voor mensen die worstelen met het invoeren van systemen voor continu verbeteren.

Deze recensie is geschreven door Ing. A.A.M. (Astrid) Jongste - Kuipers MSc

Je moet je mensen geen letters, maar plaatjes laten zien, dan snappen ze het wel.
Onder dat motto strooien Wijnands en Van den Boom in hun bezuinigingsdraaiboek met tekeningetjes.
`Scenario naar Lean` is niet veel meer dan een alibi voor saneerders en fabrieksmanagers die de foutenlast en de voorraden willen beperken. De auteurs beweren het beste van allerlei theorieën te hebben geleend - en dat is niet gelogen. Belezen managers herkennen dan ook veel open deuren in het verhaal;
authenticiteit is ver te zoeken.

Lean thinking is in de industrie niet meer weg te denken. Steeds vaker kom je Lean thinking ook buiten de industrie tegen. Dat is niet vreemd wanneer je bedenkt dat de principes die leiden tot meer efficiency in allerhande bedrijfsprocessen gelden. Het is daarbij wel van belang dat je een creatieve vertaalslag maakt. Voor degenen die dat van plan zijn is dit een erg handig boekje. Het is geschreven door twee ervaren mensen die de kunst verstaan om de essentie van een aanpak helder neer te zetten.

In het eerste hoofdstuk van `Scenario naar lean` rekenen Wijnands en van den Boom op laconieke wijze af met de bekende verbetermethoden, die vaak veel te ingewikkeld zijn en daarom vaak inadequaat gehanteerd worden. De auteurs hebben zelf op pragmatische wijze een aanpak geconstrueerd uit elementen van een aantal bekende methoden als Lean thinking, diverse Japanse Methoden en het INK Model. Het model bevat zes fasen waaraan elk een hoofdstukje in het boek is gewijd. Per hoofdstuk pakken ze de krenten uit de pap.
1. Het formuleren van de missie/visie van de organisatie
2. Het vaststellen van kritische succesfactoren
3. Het afleiden van prestatie-indicatoren
4. Hoe te komen van ist naar soll
5. Het doorlopen van het stappenplan tot structureel verbeteren
6. Het continue verbeteren van de organisatie

In fase 5 gaat men in op het fenomeen voorraad. Het reduceren van alle vormen van tussen - en eindvoorraad (het lean maken) legt efficiencyproblemen in de operatie bloot. Het stappenplan dat dit moet realiseren is zeer praktisch en op vrijwel elk primair proces toepasbaar. De opzet van het boekje maakt het niet geschikt voor zeer onervaren mensen. In het streven om een compact boekje te schrijven mocht er veel niet opgeschreven worden. Wanneer je helemaal niet bekend bent met het formuleren van een missie en een visie biedt het boekje veel te weinig soelaas. Maar, hoe erg is dat? De visie van een organisatie wordt bij voorkeur ook niet bepaald door een junior marketing medewerker. Het boek geeft echter een goede rode draad en die is voor zowel senior- als juniormanager van belang.

`Scenario naar lean` bevat veel praktische tegeltjeswijsheid die in kleine kadertjes is gezet. De mooiste - althans wat mij betreft- staat in het hoofdstuk over de impact op de organisatie en de automatisering op pagina 106: `Eerst organiseren dan automatiseren`. Dit is zo`n beetje mijn lijfspreuk geworden de afgelopen jaren. En omdat IT-ers vaak zo erg mooi en verleidelijk over dit onderwerp kunnen praten had ik graag wat argumenten gezien die mensen wapent tegen bijvoorbeeld ERP verkopers. `Koopt geen ERP software voor dat u weet wat u ermee wilt bereiken` had er eentje kunnen zijn. Of: `Computers kunnen alles, nu de mensen nog`. Afgezien van de te dunne IT-component van het boekje, het optimaliseren van bedrijfsprocessen kan immers zelden zonder veranderingen in de ICT en daarover staat er bijna niks in, is het zeker de moeite van het lezen waard. Het beslaat iets meer dan 100 compacte pagina`s en je leest het dus vlot uit. Leuk en leerzaam voor op het strand.

Deze recensie is geschreven door Nico Beenker (Management Consultant voor ICT-gerelateerd organisatieadvies).